陳雲教你寫好公文迎職場

13.4.10

敬業，由求職信開始

嶺大中文系助理教授陳雲
教你寫好公文迎職場（三之一）

既 是毛遂自薦，務須脫穎而出。求職是有求於人，但又要自保尊嚴，不能低聲下氣， 要自我推銷， 卻又不要自鳴得意， 招人忌恨。求職信， 必須出自真心，寫出自信，且要人家相信。此謂之誠（honesty） ， 自誠而明， 不誠則無物。草擬之後， 自己看一下，不能見誠，必須改寫。

正氣飽滿
敬 業，先要尊重職業，尊重自己，不要浪費自己和收信人的時間。工作沒理解好，信便寫得沒趣味。問人家非要請你不可之前，要確保人家非要讀你的信不可。即使不 請你，讀你的信，也是增長見識，賞心悅目。即使第一次讀信的是初級秘書，也要尊重收信人的時間，要人家讀後略有感激之情。

不 可寄出內容空洞、語句錯亂的信，激怒收信人，令人家看不起現今的年輕人。即使你不成功， 也不要令你的同輩蒙羞，令大家的路難行。處理人事招聘的人是會互通聲氣的，你寄出的每一封垃圾信，都會堵塞自己將來的門路。為了自己，為了同輩，要把求職 信寫好。做事情，起心動念，都要為己為人，這樣，香港年輕人的路便好走了。刻下謀生艱難，但只要香港的年輕人有愛心，有知識，正氣飽滿，世界是會慢慢變好 的。這是寫信的心法，心正了，大氣充沛，內容和文字便生動有力，感染讀信的人。王朝中國，以文章與對策取士。觀人之文章，可以見人之心性與氣魄，絕非誑 語。今日的文章，便是求職信，對策便是面試。

內容充實
你不對人家有興趣，人家怎會對你有興趣？首先是理解工作，若是有親友介紹或推薦的，可以詢問清楚。若是從公開資訊得知的招聘，便要從公司網頁、年報、或新聞理解概况，列有查詢電話的，也可打電話去問工作需求。

信 的內容，依次序，包括：如何得知職位空缺、自我介紹、論述自己為何是合適的人選，最後是留下聯絡方法及介紹附件（履歷、推薦書等）。語氣和詞句方面，視乎 職業要求，例如市場開拓的工作，當然要炫目，會計財務、醫藥實習的工作，便要平實了。然而，即使應聘的是廣告創作，行文也要有平實的一面。總之，基調是平 實，在上面再添加職業要求的語言風格。

語句豐富
信 封、信函的格式之類，一般的公文參考書都列舉了。只是參考書不會教你如何用文體、語匯和 句式來顯示熱誠、務實、世故或慎密的個人風格，這是要你自己去鍛煉的。總括而言，中文要長短句互用，行文端莊優雅，避免語匯重複，顧忌俗字俚語。即使在電 腦打字和剪貼的年代，也要惜墨如金，做到一字不虛。

寫求職信是很令人苦惱和喪氣的事，但愈是如此，愈要以敬業的態度來做。須知，即使成功取得職位，日後轉換職業或改投他處，也要寫求職信的。即使日後做老闆，坐在招聘席上，面試要員，也要懂得鑒別信函，否則請錯了人，大權旁落，後悔莫及。

最 後，若是郵寄的信，要貼足郵資，否則很難要求人事部門替你代付欠資信的。若無暇到郵局量重，依照經驗，多貼郵票便是。若可以郵寄電子檔案（例如PDF 檔），則檔案命名要精確，不要只寫「求職信」、「CV」之類，否則人家下載的時候，便無從分辨，甚至不慎被後來的同類型檔案名稱覆蓋了。要有一點個人檔案 管理的常識。此外，為了避免中文亂碼，用英文命名檔案（如name_CV），穩妥一些。（D1001）

小貼士
◆充滿自信和正氣　◆尊重職業，由尊重求職信開始　◆理解公司近况　◆用語文風格和詞句技巧來配合工作需求，突出自己 的性格和形象　◆言詞端莊、語調平實　◆信件貼足郵資　◆電子檔案命名準確

公函之順達與文采

【明報專訊】公函比起抒情散文或虛構小說更難寫。抒情文或故事，可以避重就輕，只寫自己認識的和喜歡的。公文書信則一定要交代事理，且要確保行動（action）和結果（result），不能隨意為之。

要求行動與得知結果，是公文的精要，很多人寫公文，講了一大堆，結果忘記問人家回答或者請求人家行動，收信人看了半天，也不知道來信所為何事。要迫使自己緊扣行動，公文可以附上標題，即是「事由」，例如「事由﹕請求減低光管招牌 之照射滋擾（光害）」，便令寫信與收信雙方，都清清楚楚。

公文三通則﹕簡明 完整 情味

英國 詩 人及文學評論家阿諾德（Matthew Arnold）曰﹕「文體的秘奧，就是言之有物，盡其淺白。」（The secret of style is to have something to say and to say it as clearly as you can.）清楚論事，是公文之根本。論事清楚，情理曉暢之外，還需文筆得體，令讀者賞心悅目，老懷安慰，則公事的請求也容易達到些，公關做好些，這是文采 的功效。

筆者主理幕僚通信十年，總結出公文往還之三大原則﹕簡明（be precise）、完整（be complete）及情味（be human），並以至督促下屬。簡明是要言不繁；完整是來書者與回覆者之事理都清楚陳述，毋須對方再函探詢，或要人家打電話來問個究竟，覆信變了好像沒覆 信一樣。所謂情味，情趣、意味、情誼、恩義也。公事完了，也要有情味，傳遞溫文，不致冷漠。回覆文化事務更要有雅趣，使書信讀來有餘韻。

此三大原則，脫胎自英國公文文體學寶鑒The Complete Plain Words，此書乃英國學者及資深文官高華斯爵士（Sir Ernest Gowers）1948年初撰，1954年修訂，至今再版不綴。是書教誨文官書信有三，一曰簡，二曰短，三曰情味（Be simple, be short, be human）。高華斯假定英國文官之書信意思完整，只是官腔過甚，篇幅冗長，就不再囑咐要「意思完整」了。英文之human，不可簡單漢譯為俗話「有人情 味」或程式中文「人性化」，用古詞「情味」對譯，庶幾近焉。

如何做到情味？首先要清楚交代事態，將自己從事理釋放出來，便有餘閒可用。公文的內容，不出三大事理﹕

◆建立事態的共識﹕交代接收書信的日期，描述事務。用自己的話，將事情覆述一次，釐清對方的問題，使對方明白你是以何種共識基礎（common grounds）來回應的。即使自己誤解了對方的意思，有了簡述，便可保護自己，將來推翻承諾也容易些。

◆交代我方的立場﹕講述我方的處事方法、程序和答案（如詢問）等。

◆確保後果﹕講出回應、承諾或行動，或要求對方做何事，必要時附上期限及做事規格。

事理先行 文采隨之

情味和文采，是要透徹了解事態，公事交代完了，才可以做到的。一般是額外的溫情、無傷大雅的幽默。如物業管理處的通告，說食水暫停供應，便可提醒人家提早洗浴，或其間暫停用洗衣機，以免損壞。

文句方面，用長的散文句交代事理之後，可以補上一句同義的四字詞、六字句，令讀者的閱讀氣氛輕鬆一些。例如下面的公文，便是長短句交集，令文章輕鬆易讀﹕閣下4月10日之來函收悉，談及夜間廣告招牌 光管長開，既擾睡眠，也費電力，囑管理處正視。敝處接函之後，歷經調查，已詢得物主同意，於午夜12時熄滅……

小貼士

◆公文比抒情文更難寫，更須下苦功

◆三大通則﹕簡明、完整、情味

◆三大事理﹕建立事態的共識、交代我方立場、提出回應或要求行動

◆事理清楚之後，始有文采及情味，切勿本末倒置

◆文句要長短並用，讀來有節奏，心情舒服

■作者簡介

陳雲，嶺南大學 中文系助理教授，著有《中文解毒》及《執正中文》。

文：陳雲